Política tratamiento y protección de datos personales de los colaboradores, proveedores y usuarios

El Centro de Investigación Médica Ortiz, como Institución Prestadora de Servicios de Salud, es responsable del tratamiento de datos personales en el marco de su atención médico-asistencial. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ha adoptado la presente política con el propósito de garantizar la recolección, uso, almacenamiento y protección de los datos personales de manera segura y conforme a la normatividad vigente. Esta política establece los lineamientos y procedimientos que la institución debe seguir para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, siendo de obligatorio cumplimiento para todos sus colaboradores, proveedores, usuarios y terceros cuyos datos sean tratados por la entidad. Además, la institución se compromete a implementar medidas adecuadas para prevenir cualquier uso indebido o acceso no autorizado a los datos personales en su custodia.

A través de esta política, el Centro de Investigación Médica Ortiz garantiza la protección de los derechos fundamentales a la privacidad, intimidad y buen nombre en el manejo de los datos personales de colaboradores, proveedores, usuarios y demás terceros. Asimismo, asegura la confidencialidad de la historia clínica conforme a lo establecido en la normatividad vigente en Colombia.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD

Los datos personales recolectados por el Centro de Investigación Médica Ortiz tendrán las siguientes finalidades:

• Garantizar la prestación de los servicios de salud ofrecidos.
• Programación de citas.
• Facturación y cobro de los servicios prestados.
• Auditoría de atenciones en concurrencia con entidades médicas.
• Diligenciamiento de los RIPS.
• Encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas.
• Gestión de solicitudes de mejoramiento de procesos, quejas y reclamos.
• Generación de certificaciones en general.
• Actividades de educación del usuario.
• Campañas de mercadeo y/o promoción de servicios.
• Información sobre nuevos productos y servicios.
• Dar cumplimiento a la normatividad vigente.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS DE PROVEEDORES Y SU FINALIDAD

• Contacto para fines generales.
• Generación de certificaciones en general y confirmación de dichos datos a las entidades financieras o comerciales que lo requieran.
• Dar cumplimiento a acuerdos comerciales pactados.
• Transferencia de datos en cumplimiento a la normatividad vigente.
• Reportes de datos solicitados por las entidades de control y vigilancia.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS DE ACCIONISTAS Y SU FINALIDAD

• Contacto para fines generales.
• Generación de certificaciones en general y confirmación de dichos datos a las entidades financieras o comerciales que lo requieran.
• Dar cumplimiento a acuerdos comerciales pactados.
• Transferencia de datos en cumplimiento a la normatividad vigente.
• Reportes de datos solicitados por las entidades de control y vigilancia.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS DE HISTORIAS CLÍNICAS

• Fines de contacto.
• Reporte a entidades entes de control.
• Cumplimiento de normatividad de custodia de historia clínica.
• Estudios epidemiológicos.
• Estudio de oportunidad de citas programadas.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS DE TALENTO HUMANO

• Verificar referencias personales, laborales y a veces comerciales producto del proceso de selección de personal de la empresa.
• Salvaguardar el control de calidad y el servicio que se presta a la clientela de CIMO IPS SAS.
• La información es usada para alimentar las bases que contribuyen a realizar los pagos de seguridad social.
• Constatar información a las entidades financieras.
• Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para Instituciones Prestadoras de Servicios de salud, pero sin limitarse a cualquier solicitud del Ministerio de Trabajo, entidades acreditadoras o las autoridades locales.
• Realizar el envío de información relacionada con actividades, noticias, contenidos y demás áreas de interés para los empleados.
• Constituye fuente primaria de información para fines tributarios y realización de certificados de ingresos y retención.
• Realizar actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo, dentro del Sistema de Gestión para la seguridad y Salud en el Trabajo.
• Realizar encuestas de Satisfacción laboral o de otra índole.
• Mantener el contacto con los empleados.
• Cumplir todos sus compromisos contractuales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informados sobre el uso de sus datos personales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos en los casos permitidos por la ley.
• Acceder a sus datos personales de forma gratuita.

DEBERES DE CIMO IPS SAS

El Centro de Investigación Médica Ortiz, como responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:

• Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales.
• Informar a los titulares sobre la finalidad y el uso que se dará a sus datos personales.
• Conservar la información con medidas de seguridad adecuadas para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar la información cuando sea necesario y rectificar los datos inexactos de los titulares.
• Tramitar las consultas y reclamos presentados por los titulares de datos personales en los términos establecidos por la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos en caso de incidentes de seguridad que comprometan la información de los titulares.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares pueden enviar sus solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales a través de los siguientes canales:

El procedimiento consta de:

• Presentación de la solicitud con identificación del titular y descripción de la petición, con detalle de los hechos que dan origen a su consulta o reclamo.
• Documentos que soportan los hechos relacionados en la solicitud.
• Respuesta por parte del Centro de Investigación Médica Ortiz dentro de los plazos legales (10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos).

MEDIDAS DE SEGURIDAD

El Centro de Investigación Médica Ortiz, implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Estas incluyen:

• Controles de acceso restringido a la información.
• Sistemas de almacenamiento seguros.
• Capacitación continua al personal sobre protección de datos.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

El Centro de Investigación Médica Ortiz no compartirá datos personales con terceros, salvo autorización expresa del titular o requerimientos legales. En caso de transmisión, se exigirá a los encargados el cumplimiento de los estándares establecidos por la Ley 1581 de 2012.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación y estará sujeta a actualizaciones conforme a cambios normativos o necesidades internas.